adcommodo
Add to Fav

Acubiz A/S

Udgiftshåndtering.Digitalt. Effektivt. Nemt.

Optimering af de administrative processer omkring udgifter gavner hele virksomheden. Medarbejderudgifter, småindkøb, rejseudgifter, køb på firmakort, udlæg, omkostningsfakturaer eller momsrefusion? Der er tid at spare, penge at hente og glade medarbejdere forude.

Medarbejderen
Mindre administrationstid ved registrering og dokumentation af udgifter.
Godkender
 
Effektivt og simpelt godkendelsesflow på mobilen.
Finansafdelingen
Præcis dokumentation, fuld indsigt og løbende afregning. Alt samlet.

Vi er i brug hos mere end 1.000 virksomheder og har 212.000 brugere i 46 lande.

Et selskab i Visma

Acubiz er et selskab i Visma koncernen, og vi er sammen på  en vækstrejse, hvor målet er at digitalisere og automatisere virksomheders administrative processer. Vi har leveret teknologi inden for Expense Management siden 1997. Vores løsninger og services tager højde alle delprocesser inden for afregning og dertilhørende administrative opgaver.

Kun én leverandør

Bag Acubiz står vi et team af engagerede medarbejdere med et fælles mål: At gøre Expense Management simpelt og tilgængeligt for alle. Fra starten har det været vigtigt for os at have fuld kontrol over udviklingen og distributionen af vores løsninger. I praksis betyder det, at vores kunder kun har én leverandør.

  • Acubiz Expense

    - Sæt strøm til udgiftsprocessen


    Acubiz Expense giver medarbejderen og finansafdelingen mulighed for nemt og effektivt at registrere, godkende og håndtere medarbejderudgifter med vores digitale cloudbaserede system.

    Specifikationer til vores expense-løsninger

    Værktøjer

    • Acubiz One (Mobil-app)
    • Acubiz EMS (Web-app)

    Mulige funktioner

    • Udgiftsregistrering
    • Kørselsregistrering
    • Diæter/Rejsegodtgørelse
    • Tidsregistrering
    • Fakturahåndtering
    • Godkendelse
    • Rapportering

    Mulige integrationer

    • ERP-systemer
    • Lønsystemer
    • Kreditkort
    • Andre systemer og værktøjer

    Mulige services

    • Fast Track
    • Udenlandsk momsrefusion
    • Single Sign-On
    • Company Policy Manager
    • Travel Risk Management
    • Travel Account Plus

    Opsætning

    • Kontoplan
    • Dimensioner
    • Lande- og valutaopsætning
    • 3402 certificering
    • Implementeringssupport
    • Systemundervisning

    Fordele for hele virksomheden

    Medarbejder

    • Mobil og digital registrering
    • Overblik over udgifter
    • Automatisk match med kreditkorttransaktioner
    • Slut med store bunker af kvitteringer

    Godkender

    • Godkend/afvis hvor som helst og når som helst
    • Medarbejderbilag til tiden
    • Overblik og adgang til bilag

    Finans

    • Overblik og dokumentation
    • Mindre tastearbejde
    • Ikke flere fosvundne bilag
    • Valid og præcis data

    Accounting and Finance
    Denmark
    Expense, Travel & Milage
    Owner

  • Acubiz Invoice

    - Fakturahåndtering


    Automatisk håndtering af fakturaer

    Acubiz håndterer fakturaerne i 3 overordnede trin.

    1. Scanning og datafangst

    Fakturaen modtages i Acubiz, og scannes automatisk. Derefter afløftes og struktureres dataen til efterfølgende behandling.

    Vi anvender scanningsmotoren fra Paperflow, som har specialiseret sig i at udvikle AI-teknologisk software til fakturascanning.

    2. Kontering og godkendelse

    Efter automatisk kontering, sendes fakturaen automatisk først til verificering hos rekvirenten. Derefter sendes den til endelig godkendelse, fx hos nærmeste leder. Al godkendelse kan foregå på mobil eller PC.

    Rekvirenten kan i øvrigt redigere omkostningstype, dimensioner eller tilføje en kommentar hvis relevant, inden den sendes videre i flowet.

    3. Eksport af data

    Efter endelig godkendelse, er bogføringsklar data nu klar til automatisk overførsel eller upload til økonomisystemet.

    Fordele ved automatisk fakturahåndtering

    Et effektivt fakturaflow gavner hele virksomheden.

    Økonomiafdelingen

    Farvel til lange mailkorrespondancer og forsvundne fakturaer. Goddag til:

    • Færre ensformige manuelle arbejdsopgaver
    • Øget overblik og kontrol over fakturaerne
    • Nemmere overholdelse af betalingsfrister

    Godkendere

    Farvel til langsommelige papirbårne processer for fakturahåndtering. Goddag til:

    • Nemt at verificere fakturaer via mobil eller PC
    • Fleksibel godkendelse via mobil eller PC.
    • Godkendelse uafhængig af tid og sted.

    Ledelsen

    Farvel til komplekse indkøbssystemer og varekøbsflow. Goddag til:

    • Overblik og nem adgang til de originale bilag.
    • Lettere arbejdsgange for medarbejdere.
    • Strømlinet proces med minimal fejlmargin.

    Fakturahåndtering må gerne være nemt

    Du er allerede ét skridt nærmere lettere arbejdsgange.

    Fakturahåndtering med Acubiz

    Fakturaer kan med fordel sættes i et workflow, som behandler fakturaen fra modtagelse til betaling. Kontakt os, og hør nærmere eller book en gratis demonstration om fakturahåndtering med Acubiz.

    Med Acubiz kan dette workflow opsættes til at foregå automatisk. Fakturaen scannes automatisk ved modtagelse, og dataen bliver automatisk indlæst og klassificeret.  Derefter sendes fakturaen automatisk til verificering hos rekvirenten. Dernæst sendes fakturaen automatisk til endelig godkendelse, fx hos nærmeste leder. Når fakturaen er godkendt, er bogføringsklar data klar til automatisk overførsel eller upload til økonomisystem.

    Fuld digital dokumentation af fakturaer

    Med en automatisk og digital proces for fakturaer, er der både overblik og styr på dokumentationen. Det betyder også, at det bliver nemt at finde tilbage til originalfakturaen, samt at følge rejsen fra indkøb til godkendelse.

    Acubiz kan håndtere de fleste fakturaformater (f.eks. OIOUBL-, EAN- og PDF-fakturaer)

    Håndtering af elektroniske fakturaer (e-faktura)

    En faktura — også kaldet en omkostningsfaktura, eller leverandørfaktura — specificerer og opkræver betaling for de varer eller serviceydelser, der aftales mellem leverandør og kunde. En elektronisk faktura, eller en e-faktura, er ikke blot en faktura sendt eksempelvis som PDF. Elektroniske fakturaer sendes og modtages i et standardiseret og struktureret format såsom OIOUBL/EAN.

    Vi hjælper dig godt i gang

    For at få mest mulig gavn af Acubiz, hjælper vi dig i gang opsætningen af den automatiserede proces. Vi kan hjælpe dig med:

    • at få alle fremtidige elektroniske fakturaer i OIOUBL-format fra leverandører sendt direkte ind i Acubiz.
    • at konfigurere kreditorer, konti og dimensioner.
    Det er generelt muligt, at tilpasse Acubiz til jeres organisationsstruktur og forretningsregler. Kreditorer kan sættes op med standardkontering, således at konteringen sker automatisk, dvs. automatisk kreditorgenkendelse. Regler for distribution og godkendere opsættes jf. organisationsstrukturen og forretningsreglerne i jeres virksomhed.

    Accounting and Finance
    Denmark
    Invoice Management
    Owner

  • Acubiz Time

    - Nem og digital tidsregistrering


    Acubiz Time er en komplet løsning til hurtig og enkel digital tidsregistrering for både medarbejdere, ledere samt HR- og finansafdelingen.

    Effektiv registrering af arbejdstimer, ferie, orlov, sygdom og tidsforbrug i forbindelse med interne eller eksterne projekter og kundesager. Løsningen er bygget op omkring to moduler, så I kan vælge den der passer bedst til jer.

    Et digitalt værktøj til tidsregistrering

    Acubiz Time Basic og Acubiz Time Advanced gør det intuitivt og simpelt for medarbejdere at registrere deres arbejdstid, timeforbrug, fravær og ferie. Vælg blot om I har brug for at kunne registrere og håndtere simpel arbejdstid eller detaljeret arbejdstid baseret på en ugerapport.

    Registreringerne sker igennem vores brugervenlige mobil-app, Acubiz One. Der kan konfigureres fraværskoder, som er relevante for jeres virksomhed og fra admin-interfacet er det nemt at eksportere data, som kan indlæses til virksomhedens lønsystem.

    • Simpel registrering af ferie, fravær og timer.
    • Projektstyring og fakturérbare timer.
    • Alle registreringer foregår digitalt – Ingen regneark eller skemaer.
    • Til brug og gavn for både medarbejder, ledere, HR og finansafdelingen.
    • Rapporter og dataeksport.
    • Hurtig og præcis lønbehandling.
    • Skab fuld kontrol over økonomien omkring interne og eksterne projekter, kunder, klienter og sager.

    Fordele for hele virksomheden

    Medarbejder

    • Tidsbesparende, intuitivt og digitalt
    • Overblik over tidsforbrug og fravær
    • Ingen regneark og skemaer

    Godkender

    • Fleksibel godkendelsesproces
    • Bedre ressourcestyring
    • Overblik over anvendte timer

    Finans

    • Detaljeret projekt- og sagsøkonomi
    • 100 % overblik og dokumentation
    • Nem viderefakturering

    Sådan fungerer det

    Acubiz Time er en løsning til digital tidsregistrering. Den kan købes separat eller kobles på en eksisterende løsning.

    Vi tilbyder løsninger og services til håndtering af medarbejderudgifter og til relaterede processer omkring Expense Management. Vores løsninger kan kombineres på kryds og tværs, og jeres endelige setup afhænger af behov.


    Human resource
    Denmark
    Scheduling & Time Management
    Owner

  • Acubiz Mileage

    - Din digitale kørebog


    Acubiz Mileage gør det nemt at lave digital kørebog gennem registrering og upload af dine kørte kilometer direkte fra mobilen. Registrér din kørsel automatisk via GPS eller indtast manuelt på Google Maps.

    Kørselsgodtgørelsen bliver beregnet på baggrund af lokalt gældende satser. Det er nemt, og du går ikke glip af kørselsgodtgørelse. Funktionen virker i overensstemmelse med SKATs krav.

    Automatisk tracking af firmarelateret kørsel

    Digitalt kørselsregnskab - også i puljebiler!

    Det skal være nemt at registrere dine kørte kilometer – og det er det med Acubiz. App’en er fuldt integreret med Google Maps og din rute kan derfor registreres automatisk (du kan selvfølgelig også vælge selv at indtaste den). Når din kørsel er registreret kan det sendes til godkendelse med det samme.

    Acubiz Mileage kan også anvendes ved kørsel i puljebiler – altså firmabiler der udelukkende benyttes erhvervsmæssigt. Ved kørsel i puljebiler er der krav til kontrol og registrering af bilens kilometerstand ved start og slut. En kilometerstand der nemt og hurtigt kan tjekkes, og evt. rettes, i Acubiz.

    Fordele for hele virksomheden

    Medarbejder

    • Automatisk digital kørebog
    • Sikkerhed for kørepenge
    • Nemt og tidsbesparende

    Godkender

    • Digital godkendelse fra mobilen
    • Sikret et fuldt overblik
    • Gennemsigtighed

    Finans

    • Styr på lokale satser og lovgivning
    • Validt datagrundlag
    • Præcis dokumentation

    Sådan fungerer det

    Acubiz Mileage er en løsning til effektiv tracking og registrering af firmarelateret kørsel. Den kan købes separat eller kobles på en eksisterende Acubiz-løsning.

    Vi tilbyder løsninger og services til håndtering af medarbejderudgifter og til relaterede processer omkring Expense Management. Vores løsninger kan kombineres på kryds og tværs, og jeres endelige setup afhænger af behov.


    Accounting and Finance
    Denmark
    Expense, Travel & Milage
    Owner

  • Acubiz EMS

    - Bilagshåndtering på computeren


    Nem håndtering og administration for finans og adminbrugere

    Hav det fulde overblik over virksomhedens transaktioner og udgifter. Klar alt fra finansgodkendelse, overførsel af data til jeres ERP-system til oprettelse og vedligeholdelse af brugere, dimensioner og kontoplaner. 

    Tidsbesparende og mindre manuelt arbejde

    Finans-bruger

    Livet bliver nemmere som finansmedarbejder, da det med Acubiz EMS er nemt at holde overblik og samtidig slippe for kedeligt tastearbejde.

    • Hurtig finansgodkendelse
    • Overfør data direkte til jeres ERP-system
    • Overblik over hver enkelt transaktion
    • Afstemningsmodul til løbende afstemning
    • Hurtig fremsøgning af historiske bilag i forbindelse med revision

    Admin-bruger

    • Opret og vedligehold brugere
    • Administrér dimensioner
    • Vedligehold kontoplan hurtigt og nemt
    • Vedligeholdelse af diæter, kørsel, lande samt valuta (Dette kan også gøres automatisk)
    • Alle punkter kan også styres direkte fra ERP-systemet via import til Acubiz

    Acubiz giver fordele for hele virksomheden

    Medarbejderen

    Med vores mobil-app, er det nemt at sende udgifter og komplette rejseafregninger til godkendelse og bogføring hos finans. Det gælder bl.a. også registrering af timer, diæter og kørsel.

    Medarbejderne bliver glade og mere omkostningsbevidste, og det bliver nemt at afregne løbende og til tiden.

    Økonomiafdelingen

    Få det fulde overblik i Økonomi. Det er slut med manglende bilag og ekstra tastearbejde, da afregningen sker løbende.

    Finansgodkendelse og integration med jeres ERP-system gør det blot nemmere at håndtere og administrere virksomhedens medarbejderudgifter. 

    Ledelsen

    Fuld gennemsigtighed, overblik og korrekt grundlag for opfølgning på budgetter.

    Når sammenspillet mellem de forskellige afdelinger og Økonomiafdelingen fungerer, giver det glade og tilfredse medarbejdere. Det afspejles ofte på bundlinjen, og gør det sjovere at være leder.


    Accounting and Finance
    Denmark
    Data Integration
    Owner