Brugerdata A/S

Activity-Based Costing er det princip Brugerdata A/S, som eneste danske ERP hus har bygget sine løsninger på. En god løsning til bedre økonomistyring.

ABC økonomistyring tager udgangspunkt i, at hovedparten af de aktiviteter, der gennemføres i virksomheden, har til formål af opfylde virksomhedens formål.

Omkostninger til aktiviteterne belastes de enkelt formål/produkter i forhold til deres træk på aktiviteten, for at skabe retvisende økonomisk rapportering.

Forud for sin tid

Da grunden blev lagt til Brugerdatas økonomiløsning havde principperne ikke engang et navn. Og som så mange gange før, så blev det amerikanerne, der tog æren. At Brugerdata var så tidligt ude skyldes alene, at Brugerdata hele tiden følger med i brugernes verden. Vi kan ikke altid være på forkant med alting, men at tilbyde nye løsningsmuligheder, der gavner vores brugere, har altid den højeste prioritet. 

Gynger og karruseller – hvor tjener og taber virksomheden penge

 Det er nemmere at se, at virksomhedens totale økonomi er god eller dårlig, end det er at identificere i detaljer, hvorfor den er det. Aktivitetsbaseret omkostningsfordeling hjælper til at finde økonomiske styrker og svagheder ved de aktiviteter, der er i virksomheden. Ved at identificere og prissætte de vigtigste aktiviteter og registrere hvilket omfang de har og hvilke objekter (kunder, produkter, projekter) de anvendes til – sammenlignet med de tilsvarende objekters indtægter, giver de ønskede oplysninger.

Udvalgte funktioner

Aktiviteter hjælper til bedre økonomisk information

Aktiviteter er alt det som virksomheden/organisationen ”gør” for at løse sine opgaver. Det kan fx være at renholde kontoret, visitere klienter, behandle sager, udføre pleje, udvikle IT system, gennemføre projekt, planlægge opgaver, lave økonomirapporter, holde møder, gennemføre evaluering, osv. (aktiviteter kan altid udtrykkes som udsagnsord).

Aktiviteter skal understøtte løsning af kerneopgaver og bidrage til realisering af virksomhedens mål.

Ved hjælp registrering af tid og forbrug på aktiviteter og sager kan Brugerdata A/S´s løsninger danne informantion om økonomien i gennemførte projekter.

Aktiviteter er en del af Aktivitets- og ressourcestyring, der omhandler koblingen mellem de aktiviteter, der udføres, og den ressourceanvendelse, som en virksomhed eller offentlig institution har.

Bogfør i flere regnskaber på én gang

Driftsfællesskaber og koncerner, der deler anvendelsen af de samme faciliteter, og som ønsker at medtage beskrivelsen heraf i den økonomiske rapportering, oplever at der ligger et stort arbejde i at håndtere alle de mellemregninger, der opstår mellem de forskellige selskaber/regnskaber.

Brugerdata A/S´s modul til spejlregnskab automatiserer dette arbejde og håndterer også, hvis momsbeløbene på de dannede mellemregninger skal registreres som handel mellem selskaber og derfor skal overføres til de andre selskaber.

Sagsfordeling af omkostninger

Formålet med sagsfordeling er at fordele registreringer fra en sag ud på et nærmere defineret antal sager/aktiviteter.

Eksempelvis en skralderute – hvor rutens omkostninger fx fordeles på 15 sagsnumre, som kan være veje, parkeringspladser og lignende efter en procent-mæssig fordeling.

Sagsfordeling forenkler og gør regnskabsopgørelser til bedre beslutningsgrundlag.

Ressourcestyring er en hjørnesten i offentlig økonomistyring. Brugerdata A/S forenkler de administrative processer i offentlig ressourcestyring

Ressourcestyring fra Brugerdata A/S hjælper dig til at udnytte virksomhedens maskiner og medarbejdere økonomisk optimalt.

Manuelle og papirbaserede registreringsmetoder samt økonomisystemer, der kun delvist understøtter registreringsprocesser og den økonomiske rapportering, får konsekvenser i form af upræcise resultater og processer, der gør registreringer til en demotiverende faktor for medarbejderne.

Brugerdata A/S leverer totalløsninger, der er udviklet med udgangspunkt i teorien om aktivitetsbaseret økonomistyring i samarbejde med en lang række offentlige forretningsenheder - en fuldt digitaliseret administration.

Få overblik over økonomien

Beskrivelse af sammenhængen mellem aktiviteter og det anvendte ressourceforbrug er den vigtigste opgave i den økonomiske administration, da den er bindeledet til både mål- og resultatstyringen og den finansiel styring i en offentlig institution/virksomhed.   

Gør registrering til en leg

Alle registreringer sker elektronisk fra medarbejdernes arbejdspladser – både de stationære og de mobile.

Billeder og anden dokumentation vedhæftes som en integreret del af processen. Der registreres på sager og aktiviteter og de økonomiske konsekvenser bogføres automatisk på de relevante finanskonti. 

Alle dokumenter er elektroniske – det sparer tid og forbedrer behandling og dokumentation

Den avancerede behandling af UBL 2.0 dokumenter, sikrer en fuldt dokumenteret godkendelsesproces. 

Det styres hvem, der mod godkende bilag – evt. efter beløbsstørrelse- og enhver behandling af dokumentet logføres.

Omfattende fakturaer, som eksempelvis modtages på virksomhedens mange telefonabonnementer, kan være et hestearbejde at bogføre. Brugerdata A/Ss automatiske forkonterings modul fjerner byrden. Lav én kontering af ét bilag, og alle fremtidigt modtagne bilag konteres automatisk på samme måde.   

Lad ikke dine IT-løsninger være øer uden bro- eller færgeforbindelse

Vore løsninger er fuldt integreret med andre økonomisystemer, der anvendes i den offentlige administration i Danmark. Du risikerer derfor ikke, at din løsning er en isoleret ø, men den integration du altid ønsker dig, er her en del af løsningen og ikke en gruppe af selvstændige IT-projekter, der skal gennemføres, før du kommer i drift.

UDVALGTE FUNKTIONER

AKTIVITETER

Aktiviteter hjælper til bedre økonomisk information

Aktiviteter er alt det som virksomheden/organisationen ”gør” for at løse sine opgaver. Det kan fx være at renholde kontoret, visitere klienter, behandle sager, udføre pleje, udvikle IT system, gennemføre projekt, planlægge opgaver, lave økonomirapporter, holde møder, gennemføre evaluering, osv. (aktiviteter kan altid udtrykkes som udsagnsord).

Aktiviteter skal understøtte løsning af kerneopgaver og bidrage til realisering af virksomhedens mål.

Ved hjælp registrering af tid og forbrug på aktiviteter og sager kan Brugerdata A/S´s løsninger danne informantion om økonomien i gennemførte projekter.

Aktiviteter er en del af Aktivitets- og ressourcestyring, der omhandler koblingen mellem de aktiviteter, der udføres, og den ressourceanvendelse, som en virksomhed eller offentlig institution har.

AUTOMATISK KONTERING AF UTS DOKUMENTER

Spar tid på kontering af modtagne UBL2.0 bilag med UTS

Automatiseret kontering

Mange virksomheder modtager gentagne gange samme type fakturaer fra samme leverandører. Hvis disse fakturaer fx omhandler en lang række telefonabonnementer, og man ønsker sig at bogføre dem på forskellige sager, aktiviteter og/eller konti, så er det hver gang et større arbejde at bogføre dem.

UTS dokumenter

Elektroniske bilag specificeres i form af såkaldte UTS dokumenter (UTS = Forsyningsspecifikation / Utility Specification). Her kan man se hvilke telefoner, der faktureres for i fakturaen og samtidigt hvilke beløb, der er faktureret for det enkelte telefonnummer.

Her spares der tid i administrationen

Med en automatisk forkonterings løsning fra Brugerdata A/S er det slut med disse mange gentagne og tidskrævende manuelle konteringer – lav en opsætning af ét bilag og fremtidige bilag bliver konteret automatisk.

KOMMUNAL LØN

Værktøjet til tillæg fradrag, ferie, afspadsering og fravær

Der kan løbende laves opgørelse af løn for måneden med tilhørende opgørelse af de reguleringer, der indgår i næste måneds kommunale lønkørsel.Samtidig har medarbejderen et fuldt opdateret regnskab med afspadsering, ferie, rådighed m.v.

Alle registreringer fra registrering af tid bliver brugt til beregning på medarbejderen.Der arbejdes med:Skema tid, ansættelsestid, fordelt tid, registreret tid,Komme/gå tid, flexberegning.Ud over stamoplysninger holdes regnskab med afspadsering, ferie og andre valgte ydelser.

Tillæg Fradrag beregnes løbende herunder også rådighedsregnskab opdelt på satsgruppe.

Tillæg fradrag, ferie og fravær overføres via snitflader til det aktuelle hovedlønsystem, herunder også brugerdatas eget lønsystem.Alle ressourcestyringsopgaver bliver automatisk ajourført på sag aktivitet, konto og eventuelt opgave.Fordelingsposteringer sendes ind i det kommunale bogholderi for lønposter samt de tilhørende registrerede maskinposter. Der er udbygget statistik for medarbejdere.

Når opgaver skal organiseres og aktiviteter dokumenteres har virksomheden brug for opgavestyring fra Brugerdata A/S

Både i virksomheder og kommuner er der behov for en løbende planlægning og fordeling af opgaver til medarbejderne og for at dokumentere arbejdet i form af tids-, maskin- og materialeforbrug for i større eller mindre grad at fakturere de udførte opgaver.

Opgavestyring til den mobile arbejdsplads løses af Brugerdata A/S med trådløs online kommunikation mellem kontor og medarbejdere. Der kan også registreres, hvis den trådløse dataforbindelse svigter, fx  ved arbejde i skove og kældre. Brugerdata sikrer det optimale workflow i virksomheden.

 Som en del af den mobile opgavestyring kan brugerne blive guidet til dagens arbejdssteder. 

Modtag opgaver fra flere kanaler

Modtag opgaver pr telefon, e-mail eller som OIO-UBL2.0, som evt indeholder indlejrede billeder.

Lad mobile medarbejdere oprette nye mulige opgaver

Hvis en medarbejder observerer en ny mulig opgave , fx et knækket skilt, kan medarbejderen oprette den ny opgave, skrive noter, tage fotos og medsende gps lokation. Bestiller kan herefter vurdere om og hvordan opgaven skal løses og aktivere opgaven til udførsel og tidsregistrering.

Send opgaver med billeddokumentation til medarbejderne

Man siger et billede fortæller mere end 1.000 ord. Brugerdata gør det muligt at lade billeder følge hele workflowet. Opgaven kan vedhæftes en billede den mobile medarbejder kan se, og medarbejderen kan sende et billede af udført arbejde tilbage via tidsregistreringen, hvorefter kunden kan få en UBL2.0 faktura med indlejret billede af resultatet af det udførte arbejde.

Find vej til opgaven med ét klik

Den mobile medarbejder kan via et klik på sin smartphone hente en rutebeskrivelse til det næste sted, hvor der skal udføres en opgave.

Registrer alle oplysninger mobilt

Alt registreres på opgaven: Time-og maskinforbrug, materialeforbrug fra lager og forbrug fra indkøb. Der kan løbende laves oversigter med status og indhold på opgaven.

Medarbejderne kan også tage billeder og lave notater til opgaver, som følger registreringerne til kollegerne på kontoret.

Hvis medarbejderne udfører opgaver i områder uden netforbindelse, klares det let, da registreringer kan udføres selvom telefon/tablet er offline. Når der igen er forbindelse synkroniseres data til virksomhedens server. 

Når opgaven meldes slut, kan den automatisk faktureres.  Alt bogføres og knyttes til opgave, sag og konti for efterkalkulation.

ALT er fuldt integreret med dit økonomisystem BD WebØkonomi - Hvis virksomheden anvender et andet ERP-system, kan data selvfølgelig også eksporteres dertil.

Mange fordele

• Styring af ekstraarbejde.
• Lettere arbejdsproces.
• Enklere administration.
• Overblik over opgaver og ordrer.
• Automatisk viderefakturering.

Få virksomhedens projekter i økonomisk sikker havn

Større opgaver organiseres i sager eller projekter. På grund af omfanget vil man ofte lægge budgetter på de enkelte sager og i forbindelse med der arbejdes på sagerne, registrere tids-, maskin- og materialeforbrug.

Med den rigtige løsning fra Brugerdata A/S får virksomheden leveret én samlet pakke, som indeholder alt fra budgettering, forbrugsregistrering, fakturering og lønsystem til økonomistyring.

Både Time/sag og materialeforbrug

Der registreres ikke kun tid med også maskin- og materialforbrug på smartphone eller tablet.

Minimér det administrative arbejde uden at miste overblikket

Her tager det ikke længere tid at oprette og administrere projekter, end det tager at udføre dem! Vi har gjort det let at administrere projekter.

Fuld elektronisk dokumentation til projekterne

Der er omfattende muligheder for at opbevare dokumentation elektronisk i løsningen. Modtagne fakturaer er enten rigtige elektroniske dokumenter i UBL2.0 format eller indscannede billeder, så allle dokumenter er hele tiden nemme at holde styr på og genfinde.

Tidsregistrering kan du få hos mange leverandører, men hos Brugerdata A/S får du mere end det

Tidsregistrering er bygget sammen med hele økonomistyringen, så man kan høste ekstra fordele i dagligt brug.

Vores princip om, at man ved én enkelt tidregistrering automatisk får dannet bogføring og fakturering med registrering på både sager og aktiviteter er unik.

Enkel og brugervenlig

Forudsætningen for en effektiv tidsregistrering er, at den kan udføres uden at de registrerende medarbejdere føler det er en daglig irritation. I vores løsninger laves både tid-, maskintids-, og vareforbrugsregistrering i én og samme registrering. 

Flere måder at registrere tid på

Tidsregistrering skal ske der hvor medarbejderne er. Der kan registreres tid på medarbejderes IT arbejdsplads, på en fælles PC til flere medarbejdere på samme fysiske arbejdsplads eller registrering kan ske mobilt på smartphone eller tablet. Mobil tidsregistrering kan udføres online og offline når den mobile dataforbindelse ikke fungerer, fx i dybe kældre, i skove og andre områder med dårlig GSM dækning.

Direkte tidsregistrering eller komme/gå

Der kan vælges enten blot at registrere tiden eller komme/gå funktioner kan anvendes - også med pauseregistrering.

Vagtplan, overtid, flekstid - vi holder styr på det hele

Vores tidsregistrering kan hjælpe dig med enhver tidsregistreringsopgave. Vores løsninger rækker længere end de fleste.

Lønsystemet, der kan afregne løn, pension og skat som du ønsker. Brugerdata A/S leverer et lønsystem, der er mere fleksibelt end de fleste

Lønsystemer er i dag meget ensrettede med foruddefinerede tekster, så det kan være svært for lønbogholderen at lave lønsedler, der er forståelige for medarbejderne.

Brugerdata A/S har udviklet et lønsystem, hvor du selv kan definere teksterne på lønsedlerne og du kan få designet lønsedler, så de passer præcis til de løntyper du har i din virksomhed.

Nem lønbehandling

Med Brugerdatas lønsystem registrerer du let alle former for løn, herunder akkordløn.  Hvis du anvender vores tidsregistreringsløsning har dine medarbejdere selv klaret registreringen, så du blot skal godkende den registrerede løn.

En integreret del af Brugerdata løsningerne

Vores lønsystem fungerer sammen med økonomisystem og tidsregistrering. Lønsystemet modtager registreret tid fra tidsregistreringen og i forbindelse med lønafregningen i lønsystemet bogføres lønnen i økonomisystemet. Det kan ikke være nemmere!

Lønsedler som du vil have dem - med eller uden papir

Lønsedler kan du få designet præcis som du ønsker, så du kan skrive på lønsedlen, hvad der rent faktisk afregnes. Det er ikke nødvendigt at lade sig nøje med intetsigende standardtekster.

Send lønsedler med e-mail eller til e-boks. Både medarbejdere og lønbogholder sparer tid og kan let finde historiske lønsedler frem igen.

UDVALGTE FUNKTIONER

Få mere værdi ud af virksomhedens data

Virksomheden har mange data, som ledelsen kan anvende aktivt i arbejdet med at styre virksomheden. Økonomisystemet kan i sig selv tilbyde ledelsesinformation i form af traditionelle rapporter.

Brugerdata A/S´s løsninger indeholder som standard en lang række rapporter. Rapporterne er indbygget i de forskellige moduler og med vægt på stor funktionalitet i den aktuelle sammenhæng. 

Når der er behov for mere, tilbyder Brugerdata A/S en ægte Business Intelligence løsning, der kan præsentere data fra alle virksomnhedens datakilder på en overskuelig måde.

Standardrapporter i massevis

Vi har erfaring for, at ønsket om indhold i rapporter er forskellige i forskellige virksomheder, men der er ofte ligheder i disse ønsker. Vi har gennem årene givet brugerne hvad de ønsker og vi har lagt dem alle i vores standardløsninger, så chancen for at løsningen ikke indeholder en ønsket rapport, er lille. 

Eksempelvis findes der i ressourcestyring og sagsstyring alene mere en 60 rapporter vendt mod projekt, element, aktivitet, afdeling, konto, medarbejder, maskine, leverandør, vareydelse og kunde.Alt defineret og opstillet på flere niveauer. Langt de fleste brugere har ikke behov for mere.

Specialdesignede rapporter

Hvis ønskerne alligevel ikke kan opfyldes af vores standardrapporter, så tilbyder vi at udarbejde en rapport præcis med det indhold kunden ønsker.

Business Intelligence

Hvis ønsket er mulighed for mere avancerede dataudtræk, måske også fra flere datakilder, tilbyder Brugerdata A/S en ægte Business Intelligence løsning.